4- Présentation du Dossier Client (Part 1 et 2)

16 février 2017 par 90

Dans cette vidéo, nous allons voir comment se présente le dossier client chez Netvox.

PARTIE 1 : PRESENTATION DU DOSSIER CLIENT

Faisons un petit tour de la façon dont se présente le dossier du client.

1- Dans le Menu en haut

  1. Le numéro de contrat et la version 1 pour une version initiale et N en fonction du nombre d’avenant.
  1. Le Type de Contrat, La compagnie qui assure le risque, le numéro de contrat en entier (dans tous les cas, ce qui va nous intéresser ce sont les chiffres après le tiret), les noms et prénoms du client et enfin le statut du contrat.
  1. Un bouton pour retourner à la liste des contrats du client.

 

2- Dans l’onglet Contrat

L’onglet contrat reprend toutes les informations concernant le contrat d’un point de vue contractuel.

  1. La date d’effet du contrat, la date de début et de fin des Dispositions Particulières en cours
  1. Juste en dessous,  les informations concernant la cotisation annuelle ( Toutes les informations comptables sont plus détaillées dans l’onglet Quittance)
  1. Les informations concernant la Formule souscrites avec le détail des garanties incluses dans la Formule.
  1. Les coordonnées du Souscripteur du contrat (qui peut être différent de l’assuré dans certains cas)
  1. Les informations concernant le mode de paiement
  1. Les informations concernant le risque assuré (dans notre exemple le véhicule)
  1. Les antécédent du conducteur

3- Les autres onglets

Nous verrons le détails des autres onglets dans les prochaines vidéos

  1. L’ onglet Evènement : qui permet de connaitre l’historique de toutes les interventions qui ont eu lieu sur le contrat
  1. L’ onglet Quittance : qui permet de connaitre la situation comptable du dossier
  1.  L’ onglet Editique :  qui permet de  rééditer les documents contractuels du client
  1. L’onglet Sinistre ou Prestation : en fonction du type de contrat cet onglet s’appellera Sinistre (pour les contrats Auto-Moto et MRH) et Prestations (pour les contrats Santé et Chien-Chat). l’onglet Sinistre permet de connaitre l’historique des sinistres déclarés et de suivre l’avancement d’un sinistre en cours. L’ onglet Prestation quand à lui permet de connaitre le détails des prestations versés à l’assuré ou tiers du monde médical.
  1. L’onglet Devis : qui permet de refaire un devis à partir des informations du client

PARTIE 2 : LES ELEMENTS PRIORITAIRES A VERIFIER SYSTEMATIQUEMENT

1- Les Coordonnées

A  chaque fois que vous avez un client en ligne la première chose à faire c’est de vérifier ses coordonnées (Voir la vidéo : Comment modifier les coordonnées d’un client).
Le mail et le numéro de téléphone sont nos outils privilégiés pour communiquer avec le client, il faut donc impérativement que ses informations soient à jour.
L’ adresse du client est un élément déterminant dans le calcule de l’assurance du client, il faut donc également que son adresse soit toujours à jour. Si un client doit déclarer un sinistre alors que l’adresse n’est pas à jour, la compagnie peut refuser de l’indemniser.
Bien évidemment,  les clients sont responsables et doivent prendre l’initiative de nous informer de leur changements d’adresse, cependant nous pouvons réduire le risque de litige ou de problèmes de gestion en demandant systématiquement aux clients de nous confirmer leurs coordonnées.

 

2- L’Etat du Dossier

L’état du Dossier du client doit systématiquement nous alerté lorsque celui-ci présente beaucoup pièces  justificatives en rouge « Non Fournies ».

Selon le code des assurances, l’assuré dispose de 30 jours pour nous transmettre les pièces justificatives nécessaire à l’établissement de son contrat. Passé ce délais, la compagnie est en droit de résilier son contrat au motif « défaut de pièces ».
Une résiliation compagnie pour défaut de pièces, place tout de suite l’assuré dans la catégorie des malusés, c’est à dire qu’il paiera au prix fort (majoration des cotisations) son assurance. D’autre part, les malusés sont considérés comme les assurés malhonnête par les autres compagnie, ce qui peut rendre difficile l’acception d’assurance par une autre compagnie.

D’autre part, un dossier incomplet donc en « rouge », bloque l’émission de certaines pièces justificatives comme les carte vertes, les attestation d’assurance ou même les prélèvements. Le client peut donc se retrouver très vite pénaliser.

Afin de passer le dossier du client en « Vert » (dossier complet, Pièces Fournie), il conviendra de lui réclamer les pièces manquantes et de les transmettre à Netvox au plus vite. (Voir la vidéo :  Rééditer les documents du contractuel)

 

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