5- Modifier les Coordonnées d’un Client (Part 1 à 5)

7 février 2017 par 90

Dans ces vidéos, nous allons voir comment modifier les coordonnées d’un client

Il existe 2 types de modification d’adresses, celles qui vont n’avoir aucun incident sur le contrat et celles qui vont en avoir un.

IMPORTANT
Un changement de coordonnées n’est pas anodin. D’une part parce que c’est notre mode de communication principal avec le client mais surtout parce que le code postal est un élément déterminant dans le calcul de la cotisation d’un contrat quelqu’il soit. 
Ainsi un client qui change d’adresse sans changer de localité ne verra pas d’incidence sur sa cotisation.(hors contrat MRH et dans certains cas pour les contrats Auto-Moto)

En revanche, un client qui part habiter dans un autre département même si celui-ci se trouve à quelques pas de son ancienne adresse, pourra voir sa cotisation augmenter, baisser ou encore être inchangée.

C’est pourquoi à chaque fois que vous effectuez un changement d’adresse qui implique un changement de département, vous devez prévenir le client que cette modification des coordonnées peut entrainer une modification de ses cotisations à la hausse ou à la baisse. En lui expliquant que la localité est une variable dans le calcul des cotisations d’assurance.
Généralement la variation est de l’ordre de quelques centimes à quelques euros et rarement plus de 3 à 5€.

Attention dans le cadre d’un contrat Habitation (MRH) la procédure est différente. Les vidéos qui suivent ne s’appliquent donc pas aux contrats MRH (Excepté la vidéo 1 et 5).

 

PARTIE 1 : LES MODIFICATIONS QUI N’ONT PAS D’INCIDENCE

VIDEO 1 : RECTIFICATION DU LIBELLE DE L’ADRESSE

La rectification du libellé d’adresse est possible directement sur le portail pour tous les contrats, même MRH. Elle n’a pas d’incidence sur le contrat dans la mesure où l’adresse est correcte mais qu’elle est éventuellement mal orthographiée ou incomplète.

1- Dans quel cas modifier les coordonnées du client sur le portail

  1. Si l’adresse mentionnée est correcte mais mal orthographiée ou incomplète (valable pour tous les contrats même MRH)

2- Comment rectifier le libellé de l’adresse du client sur le portail 

  1. 1- A droite, dans le cadre « Souscripteur », Cliquez sur la petite loupe
  1. 2- Une popup apparait, il suffit de modifier les coordonnées du client puis de cliquer sur « Valider »
  1. 3- Pensez à sélectionner la mention « Accordé » pour les « envois de correspondance par email ».
    Ceci permet au client de recevoir copie des messages que Netvox nous adresse le concernant.
    Pensez également à sélectionner la mention « Refusé » pour « recevoir les offres commerciales » Sauf si en établissant son contrat en ligne, le client avait saisi « Accepté » dans ce cas laissez tel quel.
  1. 4- Ne pas toucher à la case NPAI, nous verrons cette particularité dans une autre vidéo.
  1. 5- Pensez à vérifier le numéro de Téléphone et l’Email

3- Informez Netvox de la modification

  1. Envoyez un simple mail à Netvox, pour leur signaler que vous avez effectué une rectification du libellé.

4- Rééditez les documents du client 

  1. 1- Il se peut dans certains cas que le client ait besoin d’un nouvelle attestation avec les coordonnées exacte. Dans ce cas, contactez Netvox afin qu’ils vous éditent de nouvelles attestations et vous les envoie par mail
  1. 2- A réception des documents, faites-les suivre au client. Puis contactez-le pour l’en informer

 

VIDEO 2 : CHANGEMENT D’ADRESSE DANS LE MEME DEPARTEMENT (UNIQUEMENT CONTRATS SANTE ET CHIEN-CHAT)

Dans le cadre d’un changement d’adresse dans le même département concernant les contrats Santé et Chien-Chat, on peut également effectuer les modifications sur le portail. Tout comme pour une rectification du libellé, le changement d’adresse dans le même département pour ces contrats n’a pas d’incidence.

1- Dans quel cas modifier les coordonnées du client sur le portail

  1. Si le changement d’adresse a lieu dans le même département, ceci est uniquement valable pour les contrats Santé et Chien-Chat

2- Comment modifier l’adresse du client sur le portail 

  1. 1- A droite, dans le cadre « Souscripteur », Cliquez sur la petite loupe
  1. 2- Une popup apparait, il suffit de modifier les coordonnées du client puis de cliquer sur « Valider »
  1. 3- Pensez à sélectionner la mention « Accordé » pour les « envois de correspondance par email ».
    Ceci permet au client de recevoir copie des messages que Netvox nous adresse le concernant.
    Pensez également à sélectionner la mention « Refusé » pour « recevoir les offres commerciales » Sauf si en établissant son contrat en ligne, le client avait saisi « Accepté » dans ce cas laissez tel quel.
  1. 3- Ne pas toucher à la case NPAI, nous verrons cette particularité dans une autre vidéo.
  1. 4- Pensez à vérifier le numéro de Téléphone et l’Email

3- Informez Netvox de la modification

  1. Envoyez un simple mail à Netvox, pour leur signaler que vous avez effectué un changement d’adresse en spécifiant bien le numéro de contrat et le nom du client.

4- Rééditez les documents du client 

  1. 1- Il se peut dans certains cas que le client ait besoin d’un nouvelle attestation avec les coordonnées exacte. Dans ce cas, contactez Netvox afin qu’ils vous éditent de nouvelles attestations et vous les envoie par mail
  1. 2- A réception des documents, faites-les suivre au client. Puis contactez-le pour l’en informer

 

 

PARTIE 2 : LES MODIFICATIONS QUI ONT UNE INCIDENCE

VIDEO 3 : CHANGEMENT D’ADRESSE DANS LE MEME DEPARTEMENT (UNIQUEMENT CONTRATS AUTO-MOTO)

Dans cette vidéo nous allons voir que le changement d’adresse même dans le même département peut avoir une incidence sur les contrats Auto-Moto. Il y a donc 2 informations à vérifier.

 

VIDEO BONUS, VOIR LA PROCEDURE EN VIDEO

 

1- Dans quel cas modifier les coordonnées du client sur le portail

  1. Si le changement d’adresse a lieu dans le même département (uniquement pour les contrats auto-moto)

2- Comment modifier l’adresse du client sur le portail 

  1. 1- A droite, dans le cadre « Souscripteur », Cliquez sur la petite loupe
  1. 2- Une popup apparait, il suffit de modifier les coordonnées du client puis de cliquer sur « Valider »
  1. 3- Pensez à sélectionner la mention « Accordé » pour les « envois de correspondance par email ».
    Ceci permet au client de recevoir copie des messages que Netvox nous adresse le concernant.
    Pensez également à sélectionner la mention « Refusé » pour « recevoir les offres commerciales » Sauf si en établissant son contrat en ligne, le client avait saisi « Accepté » dans ce cas laissez tel quel.
  1. 4- Ne pas toucher à la case NPAI, nous verrons cette particularité dans une autre vidéo.
  1. 5- Pensez à vérifier le numéro de Téléphone et l’Email

3- Vérifier les informations du véhicule

  1. 1- En bas à gauche dans le cadre « Véhicule », Cliquez sur la petite loupe
  1. 2- Si le Code Postal et la Ville ont changé, modifiez-les puis cliquez sur « Valider »
  1. 3- Demandez au client si le mode de garage à sa nouvelle adresse est toujours le même. Notez l’information sur un post-it pour pouvoir le communiquer à Netvox Plus tard.

4- Informez Netvox de la modification pour l’édition de l’avenant 
CAS N°1 : Le mode de garage est identique

  1. 1- Envoyez un simple mail à Netvox pour les informer du changement d’adresse, que le nécessaire a été fait sur le portail et que le mode de garage n’a pas changé.
  1. 2- Passez directement à l’étape 6 si le client a besoin d’une nouvelle attestation d’assurance

CAS N°2 : Le mode de garage a changé

  1. 1- Expliquez au client que le « mode de garage » est une variable dans le calcule de la cotisation d’assurance. Rassurez-le, en lui précisant que sa cotisation pourrait changer de quelques centimes voir quelques euros pas plus de 3€ généralement, mais que vous devez contacter la compagnie ( à savoir Netvox) pour qu’ils établissent l’avenant et vous communique le montant de la nouvelle cotisation si celle-ci change.
    Dites au client que vous le recontactez dès que l’avenant aura été établi pour lui communiquer si sa cotisation a changé.
  1. 2- Envoyez un mail à Netvox pour les informer du changement d’adresse et du changement de mode de garage et que le nécessaire a été fait sur le portail concernant le changement d’adresse.
  1. 3- Contactez Netvox par téléphone au 01 76 29 76 30, pour leur signaler le changement d’adresse et de mode de garage, éditer l’avenant et connaitre l’éventuel changement de tarif.
  1. 4- Netvox va établir l’avenant et le nouvel échéancier si les cotisations changent et vous l’envoyer par mail. Pensez à bien communiquer notre adresse [email protected] .com

5- Transférer les documents au client et valider son dossier 

  1.  1- A réception des documents, faites suivre le mail au client puis contactez-le pour l’informer de la situation de son dossier.
    Demandez-lui de vous retourner les documents signés au plus vite
  1. 2- A réception des documents signés du client, les faire suivre à Netvox par mail. ou les envoyer via le portail.
  1. 3- Recontactez Netvox 48h ou 72h après l’envoie des documents signés, afin de valider le dossier.
  1. 4- Une fois le dossier validé, Netvox vous enverra par mail une nouvelle attestation d’assurance qu’il faudra faire suivre au client.

6- Rééditez les documents du client 

  1. 1- Il se peut dans certains cas que le client ait besoin d’un nouvelle attestation avec les coordonnées exacte. Dans ce cas, contactez Netvox afin qu’ils vous éditent de nouvelles attestations et vous les envoie par mail
  1. 2- A réception des documents, faites-les suivre au client. Puis contactez-le pour l’en informer

 

VIDEO 4 : CHANGEMENT D’ADRESSE DANS UN AUTRE DEPARTEMENT ( TOUS CONTRATS HORS MRH)

Le changement d’adresse dans un autre département à une incidence sur le contrat car la localité est une variable dans le calcule de la cotisation et par conséquent la cotisation peut varier à la hausse ou à la baisse ou éventuellement rester inchangée. Dans ce cas il convient de contacter Netvox directement par téléphone et d’effectuer le changement d’adresse avec eux en direct.

 

1- La procédure pour un changement d’adresse dans un autre département (pour un contrat auto-moto, santé, chien-chat) 

  1. 1- A droite, dans le cadre « Souscripteur », Cliquez sur la petite loupe
  1. 2- Une popup apparait, il suffit de modifier les coordonnées du client puis de cliquer sur « Valider »
  1. 3- Pensez à sélectionner la mention « Accordé » pour les « envois de correspondance par email ».
    Ceci permet au client de recevoir copie des messages que Netvox nous adresse le concernant.
    Pensez également à sélectionner la mention « Refusé » pour « recevoir les offres commerciales » Sauf si en établissant son contrat en ligne, le client avait saisi « Accepté » dans ce cas laissez tel quel.
  1. 4- Ne pas toucher à la case NPAI, nous verrons cette particularité dans une autre vidéo.
  1. 5- Pensez à vérifier le numéro de Téléphone et l’Email

Pour les contrats santé ou chien-chat il n’ y a pas d’autres informations à modifier.

2- Modifier les informations du véhicule

  1. 1- En bas à gauche dans le cadre « Véhicule, cliquez sur la petite loupe
  1. 2- Modifier le Code Postal et la Ville, cliquez sur « Valider »
  1. 3- Demandez au client si le mode de garage à sa nouvelle adresse est toujours le même. Notez-vous la réponse sur un post-it.
  1. 4- Expliquez au client que son changement d’adresse entraine l »édition d’un avenant et que vous devez contacter la compagnie pour pouvoir finaliser la prise en compte de son changement d’adresse. D’autre part, ce changement d’adresse pourrait avoir un incidence sur ses cotisations. Rassurez-le, en lui précisant que sa cotisation pourrait changer de quelques centimes voir quelques euros pas plus de 3€ généralement, mais que vous devez contacter la compagnie ( à savoir Netvox) pour qu’ils établissent l’avenant et vous communique le montant de la nouvelle cotisation si celle-ci change.
    Dites au client que vous le recontactez dès que l’avenant aura été établi pour lui communiquer si sa cotisation a changé.

4- Informez Netvox de la modification pour l’édition de l’avenant 

  1. 1- Envoyez un mail à Netvox pour les informer du changement d’adresse et éventuellement du mode de garage.
  1. 3- Contactez Netvox par téléphone au 01 76 29 76 30, pour leur signaler le changement d’adresse et éventuellement le mode de garage, éditer l’avenant et connaitre l’éventuel changement de tarif.
  1. 4- Netvox va établir l’avenant et le nouvel échéancier si les cotisations changent et vous l’envoyer par mail. Pensez à bien communiquer notre adresse [email protected] .com

5- Transférer les documents au client et valider son dossier 

  1.  1- A réception des documents, faites suivre le mail au client puis contactez-le pour l’informer de la situation de son dossier.
    Demandez-lui de vous retourner les documents signés au plus vite
  1. 2- A réception des documents signés du client, les faire suivre à Netvox par mail, ou les envoyer via le portail.
  1. 3- Recontactez Netvox 48h ou 72h après l’envoie des documents signés, afin de valider le dossier.
  1. 4- Une fois le dossier validé, Netvox vous enverra par mail une nouvelle attestation d’assurance qu’il faudra faire suivre au client.

 

 

VIDEO 5 : CHANGEMENT D’ADRESSE POUR UN CONTRAT MRH

Dans cette vidéo, nous allons voir quelle est la procédure à suivre lorsqu’il s’agit de modifier les coordonnées d’un client MRH (contrat Habitation)

IMPORTANT
Dans un contrat MRH (Multi Risques Habitation) l’adresse constitue le risque à assurer, par conséquent un changement d’adresse constitue un changement dans la nature du risque à assurer et donc un changement d’adresse fera toujours l’objet soit d’un avenant soit d’un nouveau contrat en fonction du mode de gestion des compagnies.

Attention en cas de déménagement, le client n’a pas l’obligation de transférer son assurance sur son nouveau logement, il peut très bien résilier son contrat. Dans ce cas, il faudra suivre la procédure de résiliation.

1- Modifier l’adresse sur le portail

  1. 1- A droite, dans le cadre « Souscripteur », Cliquez sur la petite loupe
  1. 2- Une popup apparait, il suffit de modifier les coordonnées du client puis de cliquer sur « valider »
  1. 3- Pensez à sélectionner la mention « Accordé » pour les « envois de correspondance par email ».
    Ceci permet au client de recevoir copie des messages que Netvox nous adresse le concernant.
    Pensez également à sélectionner la mention « Refusé » pour « recevoir les offres commerciales » Sauf si en établissant son contrat en ligne, le client avait saisi « Accepté » dans ce cas laissez tel quel.
  1. 4- Ne pas toucher à la case NPAI, nous verrons cette particularité dans une autre vidéo.
  1. 5- Pensez à vérifier le numéro de Téléphone et l’email

2- Prendre les informations sur la nouvelle habitation

  1. 1- En bas, à gauche, dans le cadre « Habitation », se trouvent les informations du logement. Demandez au client si ces informations sont toujours correctes en lui posant toutes les questions mentionnées.
    Pensez à bien les noter sur un post-il car on  ne peut pas modifier les informations en ligne, la petite loupe n’apparait pas.

3- Informez le client de la procédure

  1. 1- Expliquez au client que son changement d’adresse va entraîner un avenant de contrat et que sa cotisation pourrait être modifier à la hausse comme à la baisse ou même restée inchangée.
    Cependant, c’est la compagnie qui doit valider le changement de contrat et donc vous devez les contacter pour finaliser les modifications et la prise en compte de son changement d’adresse.
  1. 2- Il doit également nous adresser dans les 7 jours suivants sont déménagement un justificatif de sa nouvelle adresse à son nom (Facture EDF, Télécom, etc). Le mieux est que le client puisse nous fournir une copie de son contrat de bail. Sinon une simple facture à son nom à sa nouvelle adresse fera l’affaire.
    Il peut faire cette démarche sur notre site en ligne : Déclarer un changement d’adresse et transférer son assurance habitation ou nous envoyer un mail avec la PJ à : [email protected]

4- Informez Netvox et éditer l’avenant

  1. 1- Envoyer un mail à Netvox pour les prévenir du changement d’adresse. Les informez que le nécessaire a été fait en ligne et communiquer les informations concernant l’habitation.
  1. 3- Contactez Netvox par téléphone au 01 76 29 76 30, pour leur signaler le changement d’adresse, éditer l’avenant et connaitre l’éventuel changement de tarif.
  1. 4- Netvox va établir l’avenant et le nouvel échéancier si les cotisations changent et vous l’envoyer par mail. Pensez à bien communiquer notre adresse [email protected] .com

5- Transférer les documents au client et valider son dossier 

  1.  1- A réception des documents, faites suivre le mail au client puis contactez-le pour l’informer de la situation de son dossier.
    Demandez-lui de vous retourner les documents signés au plus vite
  1. 2- A réception des documents signés du client, les faire suivre à Netvox par mail. ou les envoyez via le portail.
  1. 3- Recontactez Netvox 48h ou 72h après l’envoie des documents signés, afin de valider le dossier.
  1. 4- Une fois le dossier validé, Netvox vous enverra par mail une nouvelle attestation d’assurance qu’il faudra faire suivre au client.

 

Autres Ressources utiles 
1- Mémo Procédure Changement d’Adresse même département Contrat Auto-Moto (PDF)
2- Mémo Procédure Transfert des Documents entre Netvox et les Clients
3- Mémo Procédure changement d’adresse Contrats MRH